WhatsApp est aujourd’hui l’un des outils de communication les plus utilisés, y compris dans le monde professionnel. Sa simplicité et son immédiateté en font un réflexe naturel pour de nombreuses équipes.
Et pourtant, le recours à cet outil n’est pas toujours conforme.
Eléments à considérer ...
Voici quelques éléments à considérer dans le choix d’une messagerie instantanée au travail (et pas que…)
WhatsApp n’est pas un outil maîtrisé par l’employeur.
Dans la majorité des cas, l’application est installée sur un téléphone privé et le compte est lié à un numéro personnel. Il en résulte que les paramètres de sécurité sont choisis individuellement, sans contrôle centralisé. En cas de départ (ou d’absence longue) d’un collaborateur, les accès aux conversations et données échangées ne sont donc pas supprimés. Dans certains cas, WhatsApp devient même un vecteur de fuite d’informations, sans que l’organisation ne s’en rende compte.
L’angle mort du répertoire de contact.
Pour fonctionner, Whatsapp accède au répertoire complet du téléphone, synchronise les numéros de téléphone avec ses serveurs, et identifie automatiquement les contacts utilisant déjà le service. Dans un contexte professionnel, cela signifie très concrètement que des numéros de téléphone de collègues, partenaires, bénéficiaires ou citoyens peuvent être traités par WhatsApp sans que ces personnes n’aient été informées, ni a fortiori donné leur consentement.
Le cas des groupes WhatsApp : une divulgation directe des coordonnées
Lorsqu’une personne est ajoutée à un groupe, son numéro de téléphone devient visible par l’ensemble des membres, sans maîtrise de la diffusion ultérieure et sans possibilité réelle pour l’organisation d’en contrôler l’usage. Dans certains contextes (secteur public, social, RH, santé, logement…), cela peut conduire à une divulgation non maîtrisée de données personnelles, parfois sensibles au regard du contexte.
Confusion entre sphère privée et sphère professionnelle.
WhatsApp est conçu comme un outil personnel, pas comme une solution de collaboration professionnelle. Cela entraîne plusieurs dérives : mélange des conversations privées et professionnelles (et mise en péril du droit à la déconnexion), envoi de données sensibles “par facilité”, absence de règles claires sur ce qui peut ou non être partagé.
Limites en matière de conformité RGPD / Sécurité.
Même si WhatsApp (via Meta) communique sur le chiffrement de bout en bout, cela ne suffit pas à garantir la conformité RGPD pour un usage professionnel. Le chiffrement protège le contenu, pas la gouvernance, ni la conformité juridique. (base légale, pas de garantie de sous-traitance, transferts hors UE, …). Particulièrement, en termes de traçabilité, whatsApp ne permet pas la gestion centralisée des accès, la journalisation et une bonne conservation des données.
Conformité et responsabilité
Pour rappel, le RGPD est clair ; le responsable de traitement doit être en mesure de démontrer sa conformité. Tolérer ou encourager l’usage de WhatsApp sans cadre formel expose l’organisation à une non-conformité, des risques juridiques en cas d’incident et une responsabilité accrue en cas de plainte ou de contrôle.
Si le souhait est d’utiliser une messagerie instantanée, d’autres outils adaptés et gouvernables existent dont Microsoft Teams ou encore Signal. Bien plus, il est opportun de choisir des solutions intégrées à l’environnement IT de l’organisation et d’éviter de multiplier les canaux de communication. Qui permettra de disposer d’une authentification forte, de la gestion des accès, de la journalisation et de contrats RGPD clairs.
Conclusion
WhatsApp n’est pas un “mauvais outil” en soi. Mais ce n’est pas un outil professionnel conforme par défaut, encore moins pour traiter des données personnelles. Dans mes missions RGPD et cybersécurité, mon rôle est de réduire les risques, clarifier les responsabilités et protéger durablement les organisations. C’est pour cela que je déconseille l’usage de WhatsApp… et que je propose toujours des alternatives adaptées, sécurisées et conformes.